ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Рішенням зборів суддів

Хортицького районного суду

м. Запоріжжя

від 18 березня 2016 року

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу в Хортицькому районному суді м. Запоріжжя

 

( зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів від 14.09.2016 р., 26.09.2016 р., 03.02.2017 р., 14.03.2017 р., 17.03.2017 р., 30.03.2017 р., 21.04.2017 р., 28.11.2017 р., 20.12.2017 р., 17.01.2018 р„ 22.06.2018 р., 19.10.2018 р., 10.12.2018 р., 20.12.2018 р., 20.02.2019 р., 23.04.2019 р., 22.05.2019 р., 08.10.2019 р., 16.12.2019 р., 29.12.2020 р., 08.08.2022 р., 15.09.2022 р., 16.11.2022 р., 23.01.2023 р.)

 

відповідно

 

до Положення про автоматизовану систему

документообігу суду

 

(затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 в редакції рішення Ради суддів України від 02.04.2015 року № 25 зі змінами та доповненнями)

 

І. Загальні положення

 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Хортицького районного суду м. Запоріжжя (далі - Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу

 

України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення).

 

Засади визначають порядок використання автоматизованої системи документообігу (далі - автоматизована система) в Хортицькому районному суді м. Запоріжжя, який забезпечує об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження).

 

1.2.                  Особливості використання автоматизованої системи.

 

1.2.1. У Хортицькому районному суді м. Запоріжжя використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

 

1.2.2. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

 

• реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
• розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;
• взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

• фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
• реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

 

• контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та Інформування головуючого судді, голови суду цих строків;

 

• використання ЕЦГІ для підписання оригіналу електронного документа суду;

 

• оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

• індексацію документів та їх контекстний пошук;
  • виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;
  • зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

 

• відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

 

• надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових

справ;

• підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

 

• надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді 8М8-повідомлень);

• передачу судових справ до електронного архіву;
• надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

 

1.2.3. Збори суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя мають визначені Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку використання автоматизованої системи.

 

• разі внесення змін до Засад збори суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 

           II Порядок функціонування автоматизованої системи

          2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів.

 

2.1.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

 

2.1.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст (технічний адміністратор).

 

2.1.3. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положенням) інформацію.

 

2.1.4. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

 

2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - головний спеціаліст (технічний адміністратор).

 

2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

 

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

 

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об'єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Прийом та реєстрація вхідної кореспонденції, в тому числі процесуальних документів, здійснюється уповноважено посадовою особою апарату суду в робочий час, визначений Правилами внутрішнього трудового розпорядку суду.

В неробочий (вихідні, святкові дні) та надурочний час приймаються та реєструються уповноважено посадовою особою апарату суду лише клопотання органів досудового розслідування, які підлягають невідкладному розгляду (застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, продовження строку дії запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, обшук/огляд).

З метою  забезпечення  прийому та реєстрації таких клопотань встановлюється графік чергування працівників апарату суду, який затверджуються наказом керівника апарату суду.

(в  редакції 16.11.2022 р.)

 

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

 

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

 

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після ЇЇ належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 337/362/15.

 

2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду. Наприклад: 1-кс/337/1521/2015.

 

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

• у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

 

• у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

 

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

2.3. Розподіл судових справ між суддями

 

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

 

2.3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи:

 

• пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

 

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових прав.

 

Збори суддів мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

 

- за два місяці до закінчення повноважень судді:

- за сім календарних днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

 

(в редакції від 17.03.2017 р.)

 

• за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше

чотирнадцяти календарних днів;

 

• у період відпустки судді;

 

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

 

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду чи іншого документа);

-у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду чи іншого документа);

• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;
• під час перебування судді у нарадчій кімнаті тривалістю більш, ніж 1 календарний день, за наявності доповідної записки секретаря судового засідання;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

 

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

 

2.3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення та відповідно до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

 

2.3.6. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

К_Н = Сума (Вага Судової Справи) / КтРД,

де:

 

К_Н - коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи:

 

Сума (Вага_Судової_Справи) - розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

 

Вага_Судової_Справи - розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН,

де:

К_СКЛАДН - коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу (повинен бути більше 0);

К_ФУС - коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;

 

К_АДМІН - коефіцієнт адміністративних посад - коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1);

 

КтРД - кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

 

2.3.7.Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

2.3.8. Копія табеля обліку використання робочого часу, що складається для виплати заробітної плати, вноситься керівником апарату суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

 

2.3.9.Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, не допускається.

 

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями суду

 

 

2.3.10. Спеціалізація суддів: Зборами суддів Хортицького районного суду м.Запоріжжя визначено наступні спеціалізації суддів:

 

Салтан Л.Г., Мурашова Н.А.  - справи про усиновлення.

Гнатик Г.Є. – справи цивільного, адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення; справи кримінального судочинства, крім справ, які надійшли до суду з  обвинувальним актом, клопотанням про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру, клопотання про звільнення осіб від кримінальної відповідальності.

 

• випадку відсутності всіх суддів, які розглядають справи певної спеціалізації, (знаходження на лікарняному, у відрядженні, відпустці тощо) такі справи підлягають авторозподілу між усіма суддями, не зайнятими згідно табеля на момент авторозподілу.

 

( в редакції від 08.10.2019 р., 23.01.2023 р.)

2.3.11. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя суддями, уповноваженими на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх обрано суддів;

 

1.Салтан Лілію Геннадіївну,

2.Кучерука Ігоря Григоровича,

3. Ширіну Світлану Анатоліївну,
4. Мальованого Віталія Олександровича,
5. Сидорову Марину Володимирівну,
6. Котляра Антона Миколайовича,
7. Бредуна Дмитра Сергійовича.

( в редакції від 22.06.2018р., 29.12.2020 р., 08.08.2022 р., 15.09.2022 р., 23.01.2023 р.)

 

2.3.12. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя слідчими суддями Хортицького районного суду м. Запоріжжя, які уповноважені на здійснення повноважень із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні, обрані судді:

1. Гнатик Галина Євгенівна
2. Кучерук Ігор Григорович
3. Салтан Лілія Геннадїївна
4. Котляр Антон Миколайович
5. Ширіна Світлана Анатоліївна
6. Бредун Дмитро Сергійович
7. Мурашова Наталія Анатоліївна
8. Сидорова Марина Володимирівна
9. Мальований Віталій Олександрович.

(в редакції від 22.06.2018 р., 19.10.2018 р., 10.12.2018 р., 20.12.2018 р., 20.02.2019 р., 23.04.2019 р., 22.05.2019 р., 08.10.2019 р., 16.12.2019 р., 08.08.2022 р.)

 

 

2.3.13. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя встановлено, що судді виконують повноваження слідчих суддів відповідно до графіку чергування, затвердженому наказом голови суду.

 

• разі неможливості слідчого судді здійснювати повноваження слідчого судді у визначений графіком чергування час, слідчий суддя замінюється іншим слідчим суддею, про зміни у графіку чергування доводиться до відома голови суду (заступника голови суду), керівника апарату суду та канцелярії суду.

Впродовж робочого часу, у відповідності до вимог пункту 2.3.45 Положення, клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді незалежно від графіка чергування.

Клопотання або скарги по одному кримінальному провадженню, по якому раніше визначений слідчий суддя, та яке надійшло до суду в неробочий час, вихідні або святкові дні. а також у разі неможливості виконання раніше визначеним слідчим суддею обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, знаходження у нарадчій кімнаті, тощо), передаються на розгляд слідчого судді, визначеного автоматизованою системою документообігу суду з урахуванням графіка чергування слідчих суддів.

• разі задоволення відводу або самовідводу слідчого судді заміна слідчого судді, який здійснює повноваження слідчого судді відповідно до графіка чергування, здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід), при цьому слідчий суддя визначається автоматизованою системою документообігу суду із загального списку слідчих суддів без урахування графіка чергування.

 

( в редакції від 03.02.2017 року)

2.3.14. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

 

2.3.15. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя встановлено коефіцієнти участі судді у колегіальному розгляді справи: головуючому «1», членами колегії «0.6».

 

2.3.16. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя визначено коефіцієнти складності категорій судових справ згідно з додатком №1 до Засад.

( в редакції від 03.02.2017 р.)

 

Крім того, в кримінальних справах та провадженнях встановлюється додатковий коефіцієнт складності поточної справи, який визначається головою суду.

 

2.3.17. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя визначено відсотковий коефіцієнт навантаження на суддів, які займають адміністративні посади: голові суду - 80%.

 

( в редакції від 20.12.2017р.)

 

2.3.18. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.3.19. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

 

За допомогою автоматичного розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.20. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

 

2.3.21. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх судців з урахуванням їх спеціалізації.

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів з числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації.

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

• разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованої  системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів.

 

Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

 

Тимчасова відсутність судді - члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

• разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді - члена колегії суддів здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

 

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

• разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід).

 

2.3.22. Автоматизований розподіл судових справ, пов'язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

 

2.3.23. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

 

• разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

 

2.3.24. Електронні примірники наказів про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді, про відпустку судді, службові записки працівників суду щодо перебування судді в нарадчій кімнаті, на лікарняному тощо вносяться керівником апарату суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказів автоматично блокується автоматизованою системою.

 

2.3.25. При об'єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

 

2.3.26. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об'єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України .

Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя визначено, що справи які надійшли до суду щодо особи, стосовно якої судом вже здійснюється кримінальне провадження реєструвати у КП «Д-3», та передавати тому ж складу суду, що здійснює розгляд попередньої справи, для вирішення питання для об’єднання.

• випадку відсутності головуючого судді (знаходження на лікарняному, відрядженні, відпустці тощо) або неможливості головуючим суддею брати участь у розгляді кримінального провадження у випадках, передбачених законодавством, справу передавати іншому судді, визначеному автоматизованою системою документообігу суду шляхом авторозподілу.

 

(абзац 3 у редакції від 28.11.2017 р.)

 

• разі закінчення провадження по справі і неможливості об’єднання матеріалів кримінального провадження, кримінальне провадження (справа) залишається на розгляді того складу суду, в провадження якого воно надійшло (без повторного автоматичного розподілу).

2.3.26. У разі роз'єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

 

При роз'єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ,

 

2.3.27. У разі надходження заяви про відвід (самовідвід) судді, який здійснює кримінальне провадження одноособово, автоматизований розподіл такої заяви здійснюється між усіма суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій та не зайняті згідно табеля, за виключенням суддів, які брали участь у кримінальному провадженні під час досудового розслідування. Суддя, який розглядав відвід (самовідвід) судді, які заявлені під час розгляду кримінального провадження, в разі повторного авторозподілу заяви про відвід (самовідвід) такого судді бере участь в автоматизованому розподілі такої заяви на загальних підставах.

(в редакції від 21.04.2017 р.)

 

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

 

2.3.28. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями,

 

Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

 

2.3.29. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

Визначення слідчого судді

 

2.3.30. Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями, з урахуванням положень п.2.3.13 Засад.

 

Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів.

 

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

 

2.3.31. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

 

2.3.32.  Раніше  визначеному в судовій  справі  головуючому судді  передаються також:

• судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

 

• судові справи про перегляд заочного рішення;

 

• судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117, 119 - 121, 121-2, 122 Господарського процесуального кодексу України, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

 

• клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

 

• матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України ;

 

• судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день, а також судові справи про адміністративні правопорушення щодо однієї особи, стосовно якої вже перебуває на розгляді в суді справа про адміністративне правопорушення, якщо ця справа не розглянута;

(абзац 7 в редакції від 21.04.2017 р.)

- матеріали кримінального провадження, судові справи про   адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після дооформлення;

• зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
• заяви про  скасування  заходів  реагування,  застосованих  у межах  відповідної судової справи:

 

• заяви про відновлення втраченого судового провадження;
• заяви про забезпечення позову, доказів.

2.3.33. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя визначено, що справи які надійшли до суду щодо особи, стосовно якої судом вже здійснюється кримінальне провадження реєструвати у КП «Д-3», та передавати тому ж складу суду, що здійснює розгляд попередньої справи, для вирішення питання про об’єднання.

• випадку відсутності головуючого судді (знаходження на лікарняному, відрядженні, відпустці тощо) або неможливості головуючим суддею брати участь у розгляді кримінального провадження у випадках, передбачених законодавством, справу передавати іншому судді, визначеному автоматизованою системою документообігу суду шляхом авторозподілу.

 

(абзац 2 у редакції від 28.11.2017 р.)

 

• разі закінчення провадження по справі і неможливості об’єднання матеріалів кримінального провадження, кримінальне провадження (справа) залишається на розгляді того складу суду, в провадження якого воно надійшло (без повторного автоматичного розподілу).

2.3.34. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

 

Якщо клопотання чи скарги по одному кримінальному провадженню розглядали декілька слідчих суддів - нові клопотання та скарги по цьому провадженню передаються слідчому судді, який перший за часом був визначений у кримінальному провадженні.

2.3.35. Раніше визначеному судді передаються заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

 

2.3.36. У разі роз'єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

2.3.37. У рачі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.3. Засад, судові справи та матеріали, перелічені

 

• п.гі.2.3.32 підлягають автоматизованому розподілу, крім справ:

 

• про перегляд заочного рішення;
• для вирішення питання про прийняття додаткового рішення, роз’яснення судового рішення, виправлення описок та помилок, повернення судового збору;

 

• про скасування заходів забезпечення позову;
• справ, які надійшли після скасування в апеляційному або касаційному порядку ухвал про залишення заяви без розгляду, про відмову у відкритті провадженні, повернення позовної заяви.

 

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.3.38. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках, визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному п.п.2.3.4, 2.3.21 цих засад,

 

2.3.39. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

 

2.3.40. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.31 Засад, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Засад.

 

2.3.41. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

 

2.3.42. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями.

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

 

2.3.43. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

 

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.3.44. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.43 Засад обставин.

2.3.45. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.43. Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється шляхом визначення головою суду (чи заступником голови суду) головуючого судді.

 

2.3.46. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.43. Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.3.47. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.21. Засад, автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

2.3.48. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення та Засад.

 

2.4.   Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

 

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді

 

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

2.5.Визначення присяжних

 

2.5.1. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

 

Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.

2.5.2. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

 

2.5.3. У разі неможливості виконання основним присяжним своїх обов'язків або у разі його відводу (самовідводу) до участі у судовому провадженні залучаються запасні присяжні.

Основні присяжні визначаються автоматизованою системою із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа запасних присяжних.

 

2.5.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору, з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

 

Загальна кількість присяжних, має бути не меншою семи осіб з урахуванням кількості основних присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

 

Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою із списку присяжних, добираються основні присяжні та визначаються два запасних присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

 

2.6.Визначення присяжних у випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України ( в редакції від 14.03.2017 р.)

 

2.6.1. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

 

Автоматичне визначення присяжних здійснюється в порядку черговості внесення до автоматизованої системи списку присяжних, затвердженого відповідною місцевою (обласною) радою, та з урахуванням кількості днів, проведених в судових засіданнях.

 

Присяжний, який провів в судових засіданнях з початку року 30 та більше днів, не бере у часті в автоматичному визначенні присяжних до кінця цього календарного року.

2.6.2. Не підлягають включенню до списку присяжних, а у разі потрапляння до нього підлягають увільненню, громадяни відповідно до вимог статей 65 - 66 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" .

2.6.3. За наявності підстав, які унеможливлюють виконання присяжним своїх обов’язків (знаходження у тривалому відрядженні, на тривалому лікарняному, тощо), питання про повторний перерозподіл присяжного в конкретній справі вирішується керівником апарату суду, за вмотивованою службовою запискою головуючого по справі судді до початку розгляду справи.

 

За результатами розгляду службової записки судді керівником апарату суду, виноситься відповідне Розпорядження та відповідальним працівником канцелярії суду здійснюється автоматичне визначення іншого присяжного.

2.6.4 Виключено

 

( в редакції від 30.03.2017 р.)

 

2.7. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо

 

набрання судовим рішенням законної сили

 

2.7.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов'язків.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов'язків або головуючим суддею.

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

 

2.7.2. У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

• у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні - не пізніше наступною робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

 

• у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

 

2.8. Надання інформації про стан розгляду судових справ

 

2.8.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами та їх розгляду,

2.8.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 Засад.

 

2.8.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень" .

 

2.8.4. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

 

2.8.5. На веб-порталі судової влади України (веб-сайті суду) щоденно оприлюднюється така інформація:

 

• список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи: склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи), форма судочинства:

 

• список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду).

 

• список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

 

• інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи).

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

 

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

 

 

 

2.9. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,

 

виготовлених у суді

 

2.9.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники накатів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

 

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

 

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

• метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

 

• такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

2.9.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

 

2.10. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

 

2.10.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються суддями, що їх ухвалили до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

 

2.10.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

2.11. Підготовка статистичних даних

 

*

 

2.11.1. Автоматизована система забезпечує:

 

• введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

 

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

- формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

• перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів

 

суду;

 

- зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

- формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

- передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

 

• від суду до територіального управління ДСА України в Запорізькій області; - від суду до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

 

• формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

 

2.11.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.

 

Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

 

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

 

• такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

• Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

 

3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації. спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

 

3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

 

3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суд надсилає до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

 

3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в суді є обов'язковим до виконання.

 

3.5. Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

ІV.Прикінцеві та перехідні положення

4.1.Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження рішенням зборів суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя.