ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення зборів суддів Хортицького районного суду міста Запоріжжя

від 17 березня 2025 року

(зі змінами від 03.04.2025)

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу Хортицького районного суду м.Запоріжжя

І.   Загальні положення

Засади про автоматизовану систему документообігу Хортицького районного суду м.Запоріжжя (далі - Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення) та інших нормативно-правових актів.

1.1.Предмет регулювання

1.1.1. Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу Хортицького районного суду м.Запоріжжя, здійснюється цими Засадами та Положенням відповідно до законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.

• Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.
• Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.2.Визначення термінів

• Наведені у Засадах терміни вживаються в такому значенні: автоматизована система - сукупність комп'ютерних програм і відповідних програмно- апаратних комплексів судів, що забезпечує функціонування документообігу суду, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізацій, передачу інформації до центральних баз даних, захист від несанкціонованого доступу тощо;

автоматизоване робоче місце - програмно-апаратний комплекс, що складається з персональної електронної обчислювальної машини та інших пристроїв, прикладного програмного забезпечення загального призначення і спеціалізованого прикладного програмного забезпечення та призначений для автоматизації діяльності користувача системи в межах його повноважень та компетенції і діє у складі автоматизованої системи документообігу суду, в тому числі для обміну інформацією з іншими автоматизованими робочими місцями та (або) іншими автоматизованими системами із застосуванням каналів зв’язку;

автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

адміністратор автоматизованої системи (адміністратор Єдиної судової інформаційно- телекомунікаційної системи та інших інформаційних систем і сервісів судової влади - далі ЄСІТС) - державне підприємство "Інформаційні судові системи", яке забезпечує:

технічний супровід та здійснює підтримку працездатності автоматизованої системи в цілому згідно з вимогами ЄСІТС, виконує інші функції відповідно до розпоряджень ДСА України та взятих на себе договірних зобов'язань;

сервіс обміну обліково-інформаційними картками, електронними документами суду з центральною базою даних автоматизованої системи документообігу суду у відповідності до протоколів обміну, затверджених адміністратором автоматизованої системи;

вбудований редактор текстів - функціональна частина автоматизованої системи, що надає можливість створення та налаштування шаблонів документів, а також забезпечує виготовлення процесуальних та інших документів суду на підставі цих шаблонів в інтерфейсі текстового редактора;

виконавчий документ - виконавчий лист, наказ господарського суду, судовий наказ, ухвала, постанова суду у цивільних, адміністративних справах, кримінальних провадженнях (справах) та справах про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом;

електронний архів - відокремлена частина бази даних, що містить інформацію про судові справи та/або документи, передані до архіву суду, і не підлягає редагуванню;

комп’ютерна програма - набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в будь-якому іншому вигляді, виражених у придатній для зчитування комп'ютером формі, які приводять його в дію для досягнення певної мети або результату;

користувач автоматизованої системи - суддя, помічник судді, працівник апарату суду, технічний адміністратор (на підставі наказу керівника апарату суду);

оригінал електронного документа суду - електронний примірник документа суду з обов’язковими реквізитами, в тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги";

електронний примірник судового рішення - створений в АСДС електронний документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (далі КЕП) судді, що ухвалив таке судове рішення, в разі колегіального розгляду - кваліфікованими електронними підписами всіх суддів, що входять до складу колегії, або іншої особи, визначеної згідно з пунктом 2 розділу III Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Такий документ має бути ідентичним за документарною інформацією та реквізитами оригіналу судового рішення в паперовій формі

підсистема - виділений за певними ознаками модуль автоматизованої системи для вирішення конкретних завдань цієї системи, що встановлюється на кожному автоматизованому робочому місці залежно від функцій, повноважень та напрямів роботи користувача автоматизованої системи;

права користувача автоматизованої системи - сукупність дій, які користувач автоматизованої системи має право виконувати в цій системі;

провадження у судовій справі - сукупність процесуальних дій, пов'язаних із розглядом судової справи;

редагування інформації - зміна даних після їх збереження відповідним користувачем чи підписання документа КЕП;

суди - суди, які спеціалізуються на розгляді справ в порядку адміністративного, господарського, кримінального або цивільного судочинства, а також справ про адміністративні правопорушення

судова справа - позовні заяви, скарги, матеріали кримінального провадження, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, а також судові процесуальні документи, що виготовляються судом;

судове рішення - процесуальний документ, ухвалений судом (у тому числі слідчим суддею під час досудового розслідування) під час розгляду справи (матеріалів кримінального провадження) на будь-якій стадії судового провадження (ухвала, окрема ухвала, рішення, вирок, постанова, окрема думка судді, судовий наказ тощо);

реєстрація вхідної кореспонденції - фіксування в автоматизованій системі факту надходження до суду судових справ та інших документів, отриманих судом у зв’язку з виконанням ним своїх повноважень;

реєстрація вихідної кореспонденції - фіксування в автоматизованій системі надсилання судом документів, виготовлених у суді;

технічний адміністратор - особа, наділена правами адміністратора автоматизованої системи для забезпечення її технічного функціонування, яка працює безпосередньо в суді, або відповідний фахівець адміністратора автоматизованої системи, закріплений за цією судовою установою;

постійно діюча колегія суддів - колегія суддів, що складається з основного складу та резервних суддів;

основний склад постійно діючої колегії - визначений процесуальним законодавством кількісний склад суддів, які здійснюють розгляд справи по суті;

резервний суддя (резервні судді) постійно діючої колегії - суддя (судді), який (які) залучаються на заміну судді (суддів) - члена (членів) основного складу постійно діючої колегії (за винятком головуючого, судді-доповідача) у разі неможливості останнім (останніми) здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ.

1.3. Цілі та завдання Засад

• Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в судах (далі - автоматизована система), яка забезпечує:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх

руху;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;   

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої цими Засадами інформації для розміщення на вебсайті судів вебпорталу "Судова влада України";

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі електронних примірників судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних в автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді СМС-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

• Для функціонування автоматизованої системи суд забезпечує:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, електронних примірників судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді СМС-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.4. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді

1.4.1. У Хортицькому районному суді м.Запоріжжя використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.4.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюється адміністратором автоматизованої системи.

• Збори суддів Хортицького районного суду м.Запоріжжя суду мають визначені Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

За результатами розгляду питань, зазначених в абзаці першому цього підпункту, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів  суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

1. Порядок функціонування автоматизованої системи

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судці-доповідача), голови суду про закінчення цих строків;

використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді СМС-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

• Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
• Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

• Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням інформацію.
• Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
• Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад та Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
• Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.
• Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
• Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
• Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Прийом та реєстрація вхідної кореспонденції, в тому числі процесуальних документів, здійснюється уповноважено посадовою особою апарату суду в робочий час, визначений Правилами внутрішнього трудового розпорядку суду.

В неробочий (вихідні, святкові дні) та надурочний час приймаються та реєструються уповноважено посадовою особою апарату суду лише клопотання органів досудового розслідування, які підлягають невідкладному розгляду (застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, продовження строку дії запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, обшук/огляд).

З метою  забезпечення  прийому та реєстрації таких клопотань встановлюється графік чергування працівників апарату суду, який затверджуються наказом керівника апарату суду.

• На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.

• Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
• Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанцїї (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 337/362/15.

• Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду. Наприклад, 1-кс/337/56/2025.
• Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

• Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
• Розподіл судових справ між суддями
• Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
• Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених  Положенням.

• Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за  сім календарних днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні,  до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

під час перебування судді у нарадчій кімнаті тривалістю більш, ніж 1 доба, за наявності доповідної записки секретаря судового засідання (помічника судді);

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

• Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

• Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
• Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД,

де:           К_Н - коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;

Сума-        розраховується як сума ваги (Вага_Судової_Справи) кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

Вага_Судової_Справи-розраховується для кожної судової

 справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

 

• Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
• Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
• Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цих Засад, не допускається.

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу

судових справ між суддями

• Збори суддів мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

Зборами суддів Хортицького районного суду м.Запоріжжя визначено наступні спеціалізації суддів:

Салтан Л.Г., Мурашова Н.А.  - справи про усиновлення.

У          випадку відсутності всіх суддів, які розглядають справи певної спеціалізації, (знаходження на лікарняному, у відрядженні, відпустці тощо) такі справи підлягають авторозподілу між усіма суддями, не зайнятими згідно табеля на момент авторозподілу.

2.3.11. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя суддями, уповноваженими на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх обрано суддів;

1.Салтан Лілію Геннадіївну,

2.Кучерука Ігоря Григоровича,

3. Ширіну Світлану Анатоліївну,
4. Сидорову Марину Володимирівну,
5. Котляра Антона Миколайовича,
6. Бредуна Дмитра Сергійовича.

(в редакції від 03.04.2025)

2.3.12. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя слідчими суддями Хортицького районного суду м. Запоріжжя, які уповноважені на здійснення повноважень із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні, обрані судді:

1. Кучерук Ігор Григорович
2. Салтан Лілія Геннадїївна
3. Котляр Антон Миколайович
4. Ширіна Світлана Анатоліївна
5. Бредун Дмитро Сергійович
6. Мурашова Наталія Анатоліївна
7. Сидорова Марина Володимирівна
8. Калугіна Ганна Борисівна
9. Завгородній Євген Вікторович.

(в редакції від 03.04.2025)

• Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначити склади постійно діючих колегій суддів.

 

Зборами суддів Хортицького районного суду м.Запоріжжя визначені склади постійних колегій суддів для розгляду кримінальних проваджень, а саме:

Колегія №1: Основний склад – Бредун Дмитро Сергійович, Котляр Антон Миколайович, Сидорова Марина Володимирівна; резервний склад -  Мурашова Наталія Анатоліївна;

Колегія №2: Основний склад – Калугіна Ганна Борисівна, Салтан Лілія Геннадіївна, Ширіна Світлана Анатоліївна; резервний склад -  Мурашова Наталія Анатоліївна;

Колегія №3: Основний склад – Завгородній Євген Вікторович, Кучерук Ігор Григорович, Мурашова Наталія Анатоліївна.

(в редакції від 03.04.2025)

2.3.14. Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках, передбачених Положенням.

2.3.15. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя встановлено, що судді виконують повноваження слідчих суддів відповідно до графіку чергування, затвердженого наказом голови суду.

В           разі неможливості слідчого судді здійснювати повноваження слідчого судді у визначений графіком чергування час, слідчий суддя замінюється іншим слідчим суддею, про зміни у графіку чергування доводиться до відома голови суду (заступника голови суду), керівника апарату суду та канцелярії суду.

Впродовж робочого часу клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді незалежно від графіка чергування.

Клопотання або скарги по одному кримінальному провадженню, по якому раніше визначений слідчий суддя, та яке надійшло до суду в неробочий час, вихідні або святкові дні. а також у разі неможливості виконання раніше визначеним слідчим суддею обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, знаходження у нарадчій кімнаті, тощо), передаються на розгляд слідчого судді, визначеного автоматизованою системою документообігу суду з урахуванням графіка чергування слідчих суддів.

У          разі задоволення відводу або самовідводу слідчого судді заміна слідчого судді, який здійснює повноваження слідчого судді відповідно до графіка чергування, здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід), при цьому слідчий суддя визначається автоматизованою системою документообігу суду із загального списку слідчих суддів без урахування графіка чергування.

У разі неможливості слідчого судді внаслідок обставин, визначених п. 2.3.16 Засад брати участь у розгляді клопотання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою (після постановлення ним ухвали про надання дозволу на затримання підозрюваного з метою приводу для розгляду клопотання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою і доставлення особи до суду), вказане клопотання передається іншому слідчому судді, визначеному автоматизованою системою документообігу суду за розпорядженням керівника апарату суду.

2.3.16. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

Визначити  обставини, при настанні яких судові справи, що перебувають у провадженні судді, необхідно  передавати на повторний розподіл з метою запобіганню порушенню строків розгляду справ, віднести: перебування судді у відпустці, тимчасова непрацездатність судді,  перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування; перебування судді у нарадчій кімнаті тривалістю більш, ніж 1 доба. Перелік категорій справ: клопотання органів досудового розслідування, які підлягають невідкладному розгляду (застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, продовження строку дії запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, обшук/огляд).

 

2.3.17.Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

• Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя встановлено коефіцієнти участі судді у колегіальному розгляді справи: головуючому «1», членами колегії «0.6».

2.3.19. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя визначено коефіцієнти складності категорій судових справ згідно з додатком №1 до Засад.

2.3.20. Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя визначено відсотковий коефіцієнт навантаження на суддів, які займають адміністративні посади: голові суду, а також судді, який виконує обов’язки голови суду у разі його відсутності, - 80%.

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

• Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

• Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій, з урахування спеціалізації з розгляду конкретних категорій справ, визначеної зборами суддів.

2.3.23. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх судців з урахуванням їх спеціалізації.

Визначення судді-доповідача (головуючого) здійснюється із суддів усього суду з урахуванням спеціалізації судді (за її наявності), не враховуючи колегії; учасники колегії визначаються з суддів колегії судді-доповідача (головуючого судді); у випадку відсутності вільних суддів в колегії доповідача, добір суддів виконується з резервних суддів колегії доповідача; а у випадку відсутності резервних суддів колегії доповідача, добір суддів виконується із загального списку суддів суду.

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

• разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованої  системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів.

 

Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

 

Тимчасова відсутність судді - члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді - члена колегії суддів здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

 

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід).

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

• Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
• У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

2.3.26. У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цих Засад.

2.3.27. Електронні примірники наказів з кадрових питань (про відрядження, про скасування наказу про відрядження судді, про відпустку судді тощо), службові записки працівників суду щодо перебування судді в нарадчій кімнаті, на лікарняному тощо вносяться керівником апарату суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказів автоматично блокується автоматизованою системою.

• При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
• Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

Зборами суддів Хортицького районного суду м. Запоріжжя визначено, що справи які надійшли до суду щодо особи, стосовно якої судом вже здійснюється кримінальне провадження реєструвати у КП «Д-3», та передавати тому ж складу суду, що здійснює розгляд попередньої справи, для вирішення питання для об’єднання, крім справ кримінального провадження, які надходять до суду щодо однієї і тієї ж особи і підлягають розгляду в різному процесуальному порядку (загальному або спрощеному).

У         випадку відсутності головуючого судді (знаходження на лікарняному, відрядженні, відпустці тощо) або неможливості головуючим суддею брати участь у розгляді кримінального провадження у випадках, передбачених законодавством, справу передавати іншому судді, визначеному автоматизованою системою документообігу суду шляхом авторозподілу.

У         разі закінчення провадження по справі і неможливості об’єднання матеріалів кримінального провадження, кримінальне провадження (справа) залишається на розгляді того складу суду, в провадження якого воно надійшло (без повторного автоматичного розподілу).

• У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

• У разі надходження заяви про відвід (самовідвід) судді, який здійснює кримінальне провадження одноособово, автоматизований розподіл такої заяви здійснюється між усіма суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій та не зайняті згідно табеля, за виключенням суддів, які брали участь у кримінальному провадженні під час досудового розслідування. Суддя, який розглядав відвід (самовідвід) судді, які заявлені під час розгляду кримінального провадження, в разі повторного авторозподілу заяви про відвід (самовідвід) такого судді бере участь в автоматизованому розподілі такої заяви на загальних підставах.
• У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання ухвали головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 цих Засад.

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

• Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

• У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Визначення слідчого судді

2.3.35.Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями, з урахуванням положень п.2.3.15 Засад.

Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів.

 

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій

справі судді

• Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:
  • клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР),

якщо клопотання чи скарги по одному кримінальному провадженню розглядали декілька слідчих суддів - нові клопотання та скарги по цьому провадженню передаються слідчому судді, який перший за часом був визначений у кримінальному провадженні;

 

• судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

 

2.3.36.3. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

2.3.36.4. заяви про перегляд заочного рішення;

2.3.36.5. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

2.3.36.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, крім справ кримінального провадження, які надходять до суду щодо однієї і тієї ж особи і підлягають розгляду в різному процесуальному порядку (загальному або спрощеному) ;

 у                випадку відсутності головуючого судді (знаходження на лікарняному, відрядженні, відпустці тощо) або неможливості головуючим суддею брати участь у розгляді кримінального провадження у випадках, передбачених законодавством, справу передавати іншому судді, визначеному автоматизованою системою документообігу суду шляхом авторозподілу;

• зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
• заяв про відновлення втраченого судового провадження;
• заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
• заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
• позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
• справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;а також судові справи про адміністративні правопорушення щодо однієї особи, стосовно якої вже перебуває на розгляді в суді справа про адміністративне правопорушення, якщо ця справа не розглянута;
• справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

2.3.36.14. обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру, які повторно надійшли до суду після повернення судом обвинувального акту прокурору в порядку п.3 ч.3 ст.314 КПК України у зв’язку їх не відповідністю вимогам ст.291,292 Кодексу;

2.3.36.15 заяви про скасування заходів процесуального примусу, заходів забезпечення позову,  застосованих в межах відповідної судової справи.

2.3.37. У разі роз'єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

2.3.38.За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу.

2.3.39. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.3. Засад, судові справи та матеріали, перелічені в п.п.2.3.36  підлягають автоматизованому розподілу,  крім справ:

-           про перегляд заочного рішення;

-           для вирішення питання про прийняття додаткового рішення, роз’яснення судового рішення, виправлення описок та помилок, повернення судового збору;

-           про скасування заходів процесуального примусу, заходів забезпечення позову,  застосованих в межах відповідної судової справи;

- справ, які надійшли після скасування в апеляційному або касаційному порядку ухвал про залишення заяви без розгляду, про відмову у відкритті провадженні, повернення позову (заяви).

• . Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

• Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 цих Засад.
• Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

• Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.36 пункту 2.3 цих Засад, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 цих Засад.
• За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи

автоматизованої системи

 

• Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цих Засад фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

• Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.45 пункту 2.3 цих Засад обставин.
• У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.45 пункту 2.3 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється вздійснюється шляхом визначення головою суду (чи заступником голови суду) головуючого судді.
• Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.45 пункту 2.3 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

• У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.25 пункту 2.3 цих Засад автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду.
• У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цих Засад.

• Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)
• Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).
• Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.
  • Визначення присяжних
    • Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору (додаток 5) зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Доступ для коригування протоколу попереднього відбору присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів попереднього відбору присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.

• У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
• Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
• Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.
• У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.
• При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.
• Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого визначення присяжних, та додається до матеріалів судової справи (за потреби).
• На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.

Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних (додаток 6), що автоматично створюється автоматизованою системою.

• На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.

За наявності підстав, які унеможливлюють виконання присяжним своїх обов’язків (внаслідок задоволення заяви про відвід (самовідвід), увільнення від виконання обов’язків присяжного на підставі наказу голови суду), питання про повторний перерозподіл присяжного в конкретній справі вирішується керівником апарату суду, за вмотивованою службовою запискою головуючого по справі судді до початку розгляду справи.

За результатами розгляду службової записки судді керівником апарату суду, виноситься відповідне Розпорядження та відповідальним працівником канцелярії суду здійснюється автоматичне визначення іншого присяжного.

• У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних. Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними цим Положенням, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.
• Доступ для коригування протоколів щодо визначення присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

• Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням

законної сили

• У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

• У суді першої інстанції до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні - не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

• Надання інформації про стан розгляду судових справ
  • На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, за виключними обставинами.
  • Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
  • Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається судом, який ухвалив відповідне рішення, в паперовій або електронній формі, в порядку, визначеному процесуальним законодавством.
  • На вебпорталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду.

список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на вебсайтах місцевих судів;

список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи);

інформація щодо офіційного оприлюднення оголошень у справах.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

• Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,

виготовлених у судах

• Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ, наказів голови суду з кадрових питань (про відрядження, про скасування наказів про відрядження, про відпустки суддів тощо), рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактора текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після їх підписання автором (авторами).

У визначених законодавством випадках електронний примірник документа може бути підписано уповноваженою особою.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

• Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

• Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних

систем інших державних органів і установ

2.9.1. Електронні примірники судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

• Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
  • Підготовка статистичних даних

2.10.1 Автоматизована система забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

від місцевих, апеляційних та вищих спеціалізованих судів до ДСА України та Верховного Суду;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

• Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів).
• Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після його підписання автором.

У визначених законодавством випадках електронний примірник звіту може бути підписано уповноваженою особою.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

2.11.Передача судових справ до електронного архіву

2.11 До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

• Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування
• Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
• Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
• Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
• Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
• Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
• Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

1. Прикінцеві та перехідні положення

4.1. Ці Засади набирають чинності з  01 квітня 2025 року.

4.2. 3 дня набрання чинності цими Засадами втрачають чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу в Хортицькому районному суді м.Запоріжжя, затверджені рішенням зборів суддів Хортицького районного суду м.Запоріжжя від 18 березня 2016 року з подальшими змінами та доповненнями.